Comunicazioni, quesiti e chiarimenti sull' affidamento del servizio di refezione scolastica

Appalto per l'affidamento del servizio di refezione scolastica - Gara 588

Comunicazioni

Comunicazione n. 1 del 22.06.2017

Si comunica che la seduta pubblica di gara, in cui la Commissione aprirà le buste contenenti le offerte tecniche relative a tutti i lotti in gara, è prevista per il giorno 03 luglio 2017 alle ore 09:00, presso gli uffici del Servizio Gare, Provveditorato e Contratti, via dell'Accademia, 42, Prato. Nella stessa giornata, in un'ulteriore seduta pubblica, o eventualmente il giorno 05/07/2017 alle ore 09:00, sempre in seduta pubblica, la Commissione comunicherà i punteggi attribuiti alle offerte tecniche e aprirà le buste contenenti le offerte economiche relative a tutti i lotti in gara.

Comunicazione n. 2 del 30.08.2017

Si comunica che la seduta pubblica di gara nella quale verrà comunicato l'esito del procedimento di verifica delle offerte anomale e verrà formulata la proposta di aggiudicazione è prevista per il giorno 31 agosto 2017 alle ore 16:00, presso gli uffici del Servizio Gare, Provveditorato e Contratti, via dell'Accademia, 42, Prato.

Quesiti e chiarimenti

Quesito n. 1 del 25.05.2017

Si chiede di confermare l'interpretazione per cui, relativamente all'Art. 23 del Capitolato, allorquando si afferma che "potrà essere prevista inoltre la fornitura di prodotti tipici, tradizionali, come da Allegato n. 4 'Gruppo 14', previa informazione all'utenza..." ci si riferisca, così come più avanti a proposito di prodotti del mercato equo solidale e dell'Agricoltura sociale, ad una fornitura a carico dell'Amministrazione Comunale.

Risposta

La descrizione del servizio oggetto dell'appalto è definita agli articoli 1 e 6 del capitolato d'appalto. L'articolo 23 del capitolato descrive le tipologie di menù che possono essere previste dall'Amministrazione Comunale.
In nessun caso e per nessuna tipologia di derrate alimentari sono previsti oneri a carico dell'Amministrazione Comunale.

Quesito n. 2 del 25.05.2017

Si chiede di chiarire la modalità con cui effettuare l'offerta relativa alle derrate: bisogna apporre una croce, a mano, nella casella relativa all'offerta che si intende fare sul corrispondente punteggio? Chiediamo se non sia preferibile avere a disposizione, così come per l'offerta tecnica e quella economica, un file elettronico editabile

Risposta

Le modalità di compilazione del modello 8, facente parte dell'offerta tecnica, sono indicate a pag. 25, punto BX3) del bando integrale di gara.
Essendo previsto che:
"Per ciascuno di tali prodotti può essere presentata un'offerta qualitativa di fornitura apponendo una crocetta su una o più di una delle caselle non barrate nella riga, secondo quanto di seguito precisato" ne consegue che tali crocette, o segni, comunque idonei ad indicare la scelta del concorrente, vanno apposti a mano, a macchina o con qualsiasi mezzo che consenta di apporli.
Nell'esercizio delle prerogative della stazione appaltante, considerando che il modello deve comunque essere sottoscritto con firma autografa, è stato ritenuto che tale modalità fosse la più idonea a perseguire i fini della semplicità di compilazione, della riduzione delle possibilità di errore e della facilità di valutazione.
È anche possibile per il concorrente riprodurre il modello su un foglio elettronico e compilarlo in tale forma, fermo restando che il contenuto dell'offerta non deve essere alterato, ma si sconsiglia vivamente tale operazione poiché ogni difformità dal modello originale che ingeneri dubbi sulla consistenza dell'offerta comporterà la mancata attribuzione del punteggio per la parte dell'offerta difforme.

Quesito n. 3 del 25.05.2017

Quando, nell'Allegato 2.7 si scrive "All'infanzia Toti e Charitas va previsto tempo maggiore per la rigovernatura dei contenitori in acciaio" cosa si intende esattamente? Occorre assegnare un monte ore maggiore rispetto a quello indicato come minimo nello stesso allegato? In cosa consiste la "rigovernatura dei contenitori in acciaio", e perché in questa scuola è un'operazione più laboriosa rispetto ad altre scuole?

Risposta

Si tratta delle due scuole per le quali è previsto esclusivamente lo sporzionamento dei pasti, in quanto alla fornitura dei pasti provvede l'A.C. con proprio personale. Pertanto i contenitori in acciaio inox, al termine della distribuzione dei pasti, dovranno essere accuratamente lavati e igienizzati dal personale della ditta aggiudicataria che poi provvederà a riconsegnarli al personale della cucina comunale, perfettamente puliti. Il tempo minimo indicato nell'Allegato 2.7 è comprensivo anche del tempo previsto per le operazioni di lavaggio

Quesito n. 4 del 25.05.2017

A proposito del numero dei pasti giornalieri, si chiede di fare chiarezza sulla corrispondenza dei due Allegati (# 1 e # 2), in quanto in alcuni casi vi sono informazioni discordanti. Per essere più precisi:
. Lotto 3: alla Scuola Primaria Marcocci vi sono ogni giorno 128 pasti (come riportato nell'Allegato N.1 A.3), oppure, come è scritto nell'Allegato 2.3, 145?
. Lotto 4: alla Scuola Primaria Puddu vi sono ogni giorno 226 pasti (come riportato nell'Allegato N.1 A.4), oppure, come è scritto nell'Allegato 2.4, il venerdì sono da distribuire solo 90 pasti?
. Lotto 5: alla Scuola Primaria Ciliani vi sono ogni giorno 439 pasti (come riportato nell'Allegato N.1 A.5), oppure, come è scritto nell'Allegato 2.5, il numero dei pasti è variabile nel corso della settimana? In quest'ultimo caso, quali sono i dati giornalieri, o la loro media giornaliera? Alla Secondaria Lippi vi sono ogni giorno 40 pasti (come riportato nell'Allegato N.1 A.5), oppure, come è scritto nell'Allegato 2.5, il numero dei pasti è variabile nel corso della settimana? In questultimo caso, quali sono i dati giornalieri, o la loro media giornaliera?
. Lotto 7: alla Scuola Primaria Puccini vi sono ogni giorno 267 pasti (come riportato nell'Allegato N.1 A.7), oppure, come è scritto nell'Allegato 2.7, il numero dei pasti aumenta il martedì e il giovedi? Quali sono dunque i dati giornalieri, o la loro media giornaliera?

Risposta

Nell'Allegato 1, relativo a tutti i lotti, è riportato il valore della media giornaliera dei pasti somministrati nell'anno 2016. I dati riportati, come specificato nel Capitolato d'Appalto, si riferiscono pertanto a valori indicativi del numero complessivo di pasti previsti per ciascun lotto oggetto della gara di appalto.
L'Allegato 2 si riferisce invece alla proposta di piano orario degli addetti presso i terminali di consumo, effettuata tenuto conto della logistica dei refettori, degli orari di inizio mensa stabiliti attualmente da ciascuna direzione didattica e delle altre informazioni riportate nell'Allegato che possono costituire elemento utile alla corretta valutazione del fabbisogno del personale presso tali strutture.
In particolare, per quanto riguarda le scuole primarie indicate nel quesito (PUDDU, CILIANI, PUCCINI), plessi dove sono presenti classi sia a tempo pieno che a modulo, alleghiamo copia del prospetto (allegato A) relativo ai refettori scolastici dove sono indicate le classi presenti a mensa per ogni giorno della settimana riferito alla situazione attuale.
Si precisa inoltre che per quanto riguarda la Scuola Primaria MARCOCCI il valore esatto da considerare è di n. 128 pasti di media al giorno. Il dato 145 indicato nelle NOTE dell'Allegato 2.3 è un refuso di trascrizione, pertanto il dato corretto da considerare è di circa n. 88 utenti fra primo e secondo turno e di circa n. 40 utenti per terzo turno.
Per la scuola Secondaria LIPPI, i dati che possono essere confermati sono da un minimo giornaliero di circa 25 presenze ad un massimo di circa 80 presenze, in quanto trattasi di attività laboratoriali diversificate nei vari giorni della settimana.
Allegato A 6 kb

Quesito n. 5 del 25.05.2017

All'Art. 6 del Capitolato è scritto che "È facoltà dell'Amministrazione Comunale richiedere per i primi piatti la cottura della pasta all'interno dei terminali di consumo dove esiste il cucinotto attrezzato dall'Amministrazione stessa. La Ditta Aggiudicataria dovrà mettere a disposizione personale qualificato per tale mansione, garantendo un servizio ottimale per tutta la durata dell'appalto." Si chiede di specificare che il costo per l'impiego di tale personale supplementare verrà riconosciuto alla Ditta Aggiudicataria dall'A.C.. Nel caso ciò non corrisponda al vero, si chiede di specificare quali siano i terminali di consumo che potrebbero essere oggetto di tale richiesta, e in base a cosa l'Amministrazione Comunale si avvarrà di tale facoltà.

Risposta

Tale servizio attualmente è richiesto dall'A.C. per una sola scuola che è la Primaria De Andrè inserita nel lotto n. 5. In questo plesso esiste un cucinotto attrezzato con cuoci pasta da utilizzare per la cottura della componente cerealicola di alcuni primi piatti e cioè pasta di semola, gnocchi e riso, mentre i condimenti dovranno arrivare, insieme alle altre componenti del pasto, dal centro cottura in appalto. Sono esclusi minestre, polenta, risotti, lasagne, pasta fresca che invece dovranno essere cotti nel centro cottura ed inviati insieme ai pasti.
La cottura in loco riguarderà solo i pasti di utenti con menù normale, mentre per i soggetti con dieta speciale, qualora prevista alternativa, dovrà essere rispettato quanto indicato agli Art.25 e 26 del Capitolato d'Appalto.
Trattasi pertanto di una attività "non giornaliera", per la quale non sarà riconosciuto alcun corrispettivo aggiuntivo oltre quanto previsto all'art. 8 del Capitolato d'Appalto.

Quesito n. 6 del 25.05.2017

All'Art. 14 del Capitolato, mentre per le scuole dell'infanzia è richiesta (e dunque indicata la tipologia) l'integrazione di piatti (in arcopal), di bicchieri (in vetro e/o policarbonato colorato) e di posate (in acciaio inox), per quanto riguarda le scuole primarie e secondarie ciò non è richiesto. Si chiede dunque di chiarire:
1. che tipo di stoviglie e posate dovranno essere utilizzate in ciascuna tipologia di scuola (o in ciascuna scuola, se vi sono differenze);
2. dove tali stoviglie e posate sono già presenti, dove (e in che misura) devono essere fornite, dove devono essere fornite ex-novo;
3. quali sono le scuole dove sarà possibile lavare stoviglie e posate (e utensili) con le lavastoviglie;
4. come avverrà il lavaggio nelle scuole prive di lavastoviglie.

Risposta

Negli Allegati 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7 - alla colonna 10 "Stoviglie in dotazione del plesso" le scuole vengono divise in due gruppi: alcune sono contrassegnate con SI altre con NO.
Il SI indica le scuole dell'Infanzia dove vengono utilizzate le stoviglie in dotazione della scuola (fornite nell'ambito dell'appalto in essere ed oggetto di integrazione e sostituzione all'occorrenza da parte della Ditta Aggiudicataria durante tutta la durata dell'Appalto).
In questo caso è presente la lavastoviglie in loco.
Il NO indica i plessi scolastici dove sono gli stessi utenti a portarsi da casa il set di stoviglie personali. Il lavaggio in loco, in quest'ultimo caso, è previsto solo per tutti gli utensili usati per il servizio di distribuzione e dovrà essere fatto a mano dal personale addetto allo sporzionamento.

Quesito n. 7 del 25.05.2017

Sempre a proposito dell'Art. 14 del Capitolato, quando si parla di "fornitura di una scorta di piatti, bicchieri e posate per le 'emergenze'" si intende stovigliame monouso, giusto?

Risposta

Si.

Quesito n. 8 del 25.05.2017

Si chiede un elenco dettagliato delle attrezzature presenti in ciascun terminale di distribuzione che saranno nella disponibilità della Ditta Aggiudicataria.

Risposta

Nei plessi sono presenti cucinotti allestiti per permettere il regolare svolgimento del servizio di distribuzione dei pasti, ripristino delle condizioni igieniche degli ambienti e dotati del materiale necessario per la refezione. Si ricorda come indicato specificatamente nel Capitolato d'Appalto, che tale materiale dovrà essere reintegrato e sostituito alloccorrenza durante lo svolgimento dell'appalto.

Quesito n. 9 del 25.05.2017

A proposito del punto G) dell'Art. 14 del Capitolato, si chiede di quantificare il numero di opuscoli informativi che potrebbero essere richiesti per ciascun anno scolastico e di descriverne le caratteristiche, anche tecniche, per poter quantificare la previsione di spesa annuale.

Risposta

Si tratta della realizzazione, in collaborazione con l'Amministrazione Comunale, di brochures di carattere informativo in occasione di eventi particolari. Di norma tutto il materiale informativo viene prodotto per la fruizione via WEB. Trattasi pertanto di attività occasionale ed eventuale di valore economico irrilevante.

Quesito n. 10 del 25.05.2017

L'Art. 6 del Capitolato da una parte garantisce la facoltà di attivare il "centro di produzione pasti utilizzato definitivamente per il servizio oggetto del presente appalto" entro il 31/12/2017, dall'altra vincola tale possibilità all'obbligo di fornire comunque il servizio ad inizio anno scolastico, anche nel caso di pendenza di stipula contrattuale. È corretto affermare che trattasi di refuso e che, al fine di garantire la massima partecipazione alla procedura, è prevalente la possibilità di attivare il centro di produzione dei pasti entro il 31/12/2017? Se così non fosse, infatti, di fatto verrebbero richiesti ben due centri di produzione dei pasti, uno dei quali da utilizzare fino all'attivazione di quello che verrà "utilizzato definitivamente". Se invece la nostra interpretazione è corretta, si chiede di confermare che, nelle more di addivenire (appunto entro il 31/12/2017) all'attivazione del centro di produzione pasti definitivo, la Ditta Aggiudicataria potrà utilizzare altri sistemi produttivi per garantire il richiesto avvio del servizio. Ci riferiamo, ad esempio, ad una produzione in cook & chill con rinvenimento in loco (a Prato) attraverso l'utilizzo di un hub specifico.

Risposta

Con riferimento alle modalità di avvio del servizio il Capitolato di Appalto non presenta alcun refuso. Si precisa inoltre che il sistema di produzione dei pasti previsto dal Capitolato di Appalto è esclusivamente quello in legame fresco-caldo.

Quesito n. 11 del 25.05.2017

Ci permettiamo di far notare che, per quanto riguarda l'importo stimato dell'appalto, esso è probabilmente frutto di un refuso: in tutti i lotti, infatti, il numero di pasti annui viene moltiplicato per 4,94, anche in quei lotti in cui vi sono pasti prodotti ma non distribuiti o pasti solo distribuiti ma non prodotti. Pur consci che i prezzi a base d'asta sono quelli del pasto (Euro 3,60) e del Servizio di Refettorio (Euro 1,34), chiediamo di fare chiarezza in merito all'entità della gara, atteso peraltro che gli stessi "pasti annui" indicati all'ART. 5 del Capitolato sono frutto di una moltiplicazione (per 166 giorni) del "numero dei pasti medi giornalieri presunti" (ART. 7) che in realtà non sempre corrisponde realmente alla media giornaliera dei pasti. Chiediamo altresì di fornire un numero di giorni di servizio per le scuole dell'infanzia ed uno per quelle primarie e secondarie, atteso che, Calendario Scolastico della Regione Toscana alla mano, per addivenire ai totali da voi indicati, è necessario modificare il calendario da lotto a lotto.

Risposta

Si ribadisce che il numero dei pasti annui indicati per i singoli lotti, con riferimento al quale è stato stimato il valore complessivo dell'appalto, è un valore presunto, in quanto il medesimo dipende da elementi variabili, quali:
- data effettiva inizio/fine servizio (che può essere inferiore di alcuni giorni rispetto al calendario scolastico in considerazione delle esigenze organizzative delle scuole)
- numero presenze giornaliere a mensa
- interruzioni temporanee del servizio per scioperi, ponti, gite scolastiche programmati in corso d'anno.

Quesito n. 12 del 25.05.2017

Pur non essendone prevista l'obbligatorietà, chiediamo alla spett.le Stazione Appaltante la possibilità di effettuare sopralluoghi presso tutti i terminali di distribuzione di tutti i lotti oggetto di appalto.

Risposta

I concorrenti interessati possono inviare apposita richiesta all'indirizzo gare@comune.prato.it indicando i nominativi degli incaricati per il sopralluogo e verranno rilasciate apposite autorizzazioni ad accedere ai plessi in determinati orari.

Quesito n. 13 del 25.05.2017

Si chiede di confermare che è corretta l'interpretazione per cui un Operatore in possesso dei requisiti tecnico-finanziari per partecipare a tutti i 7 Lotti ma con la disponibilità di un Centro di Cottura per la preparazione dei pasti necessari per soddisfare la produttività di un solo Lotto, può comunque presentare offerta per ogni Lotto la cui singola quantità di pasti richiesta rientra nella produttività del proprio Centro di Cottura.
Quindi tale Operatore, in possesso di un Centro di Cottura con una produttività sufficiente per un solo Lotto, potrà di conseguenza presentare offerta per più Lotti ed in teoria anche tutti.
In caso di aggiudicazione di più Lotti a tale Operatore, l'Ente Appaltante aggiudicherà perciò a quest'ultimo solo il Lotto per cui ha una produttività sufficiente nel proprio Centro di Cottura e, scorrendo la graduatoria, aggiudicherà ai successivi classificati gli altri Lotti per cui tale Operatore non potrà risultare aggiudicatario in quanto il proprio Centro di Cottura avrà la produttività saturata dall'aggiudicazione di un precedente Lotto della medesima gara.

Risposta

Il concorrente che partecipa alla gara per più lotti è tenuto ad eseguire le prestazioni per tutti i lotti dei quali risulta aggiudicatario, indipendentemente dal fatto che al momento dell'aggiudicazione sia o meno già in possesso di un centro cottura adeguato alla produzione del numero dei pasti dei quali constano i lotti.
Si veda l'art. 6 del capitolato per la data di attivazione del centro di produzione pasti utilizzato definitivamente per il servizio.

Quesito n. 14 del 29.05.2017

Si prega di fornire l'elenco del personale attualmente dedicato al presente servizio.

Risposta

Allegato 1, Allegato 2, Allegato 3
I dati pubblicati sono stati forniti dagli attuali appaltatori.

Quesito n. 15 del del 31.05.2017

a) Il Centro di Cottura provvisorio, in attesa che venga completato quello definitivo, a che distanza deve essere ubicato rispetto alla sede municipale e al raggio di 25 Km previsto per quello definitivo? Esiste per il periodo transitorio possibilità di deroga in tal senso con un centro di cottura provvisorio anche ad esempio a 60 Km di distanza, atteso che la deroga dovrebbe riguardare sia la distanza, che le procedure di preparazione e confezionamento di cui all'Art. 34 del Capitolato di Gara?

b) L'obbligo di garantire comunque la piena e perfetta esecuzione del servizio a partire dalla data stabilita per l'avvio dello stesso ai sensi dell'Art. 4 del Capitolato di gara, può essere assolto mediante eventuale subappalto, in deroga per il solo periodo transitorio all'Art. 11, quindi con produzione dei pasti da un centro di Cottura la cui autorizzazione sanitaria è chiaramente intestata ad altra ditta?

Risposta

a) Il capitolato di gara (art.6) non prevede una distanza massima del centro di cottura provvisorio rispetto ai terminali di consumo, fermo restando l'obbligo, fin dall'avvio del servizio, del rispetto dei tempi e modi di consegna dei pasti presso i terminali di consumo, secondo quanto previsto agli artt.34-35-36 del capitolato d'appalto.

b) Fatta eccezione per la sola attività di trasporto e consegna pasti (ed anche in tal caso entro il limite del 30% dell'importo complessivo del contratto), è vietata ogni forma di sub appalto e cessione del contratto (art.11 del capitolato).