Il Portavoce è legato da un rapporto fiduciario con il Sindaco.
Si occupa dei rapporti di carattere politico-istituzionale con gli altri organi d’informazione nei settori radiotelevisivo, del giornalismo, stampa e relazioni pubbliche.

Nella Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 7 febbraio 2002 si legge che il portavoce "sviluppa un’attività di relazione con gli organi di informazione, in stretto collegamento ed alle dipendenze del vertice "pro tempore" delle amministrazioni stesse". Può anche non essere un giornalista.

Il Portavoce del Sindaco del Comune di Prato è Eleonora Della Ratta.